Table des Matières
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Guide utilisateur
► Utilisation de la gestion des visiteurs
3.1.6
La gestion des visiteurs comprend une série de dialogues pour la gestion des données de visiteur et pour la
gestion et l'administration des visites individuelles.
Les données de chaque visiteur sont saisies et administrées dans un enregistrement de données propre.
Lors de la planification d'une visite, ces enregistrements de données utilisateurs sont enregistrés avec la
date et l'heure de la visite dans un préenregistrement de visiteurs. Les préenregistrements de visiteurs
sont mis à la disposition de l'accueil le jour de la visite. L'accueil doit activer la visite dès l'arrivée du visiteur.
L'accès aux visiteurs via le libre-service dépend de l'utilisateur. Si le rôle d'utilisateur ne dispose pas de
l'autorisation « Afficher tous les visiteurs », l'autorisation peut être paramétrée via la structure
d'organisation pour les différents utilisateurs. Si aucune des deux autorisations n'existe, l'utilisateur voit
uniquement les visiteurs qu'il a lui-même créés ou qui ont été créés pour lui dans le libre-service.
Les informations sur l'utilisation des badges avec code QR sont disponibles sous
l'administration de visiteur avec code
L'administration de visiteurs fait partie de la fonction Mobile Access de MATRIX, c'est-à-dire que l'accès
des visiteurs est également possible par smartphone (voir également pour cela
Access.)
Pour gérer les visites, vous devez suivre les étapes suivantes :
I. Créer un visiteur
Les données relatives aux personnes de tous les visiteurs ne doivent être créées qu'une fois et sont à
nouveau disponibles pour les visites répétées du même visiteur. Des visiteurs peuvent être créés à tout
moment, même si aucune visite concrète n'est encore prévue.
1. Cliquez sur Accès dans la barre de menus et ouvrez la Gestion des visiteurs dans l'arborescence des
menus.
2. Cliquez sur l'option de menu Visiteur pour ouvrir le dialogue Sélection Visiteur.
3. Cliquez sur Créer nouvel enregistrement dans la barre d'outils pour créer un nouveau visiteur, ou
cliquez sur une entrée existante pour modifier celle-ci.
4. Indiquez les données du visiteur. Renseignez le numéro du matériel Mobile Access si l'accès par
smartphone doit être possible.
Remarque : lors de l'utilisation de Mobile Access et du niveau d'administration des badges 1, le numéro
du matériel Mobile Access est un champ obligatoire.
5. Dans la barre d'outils, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le visiteur.
II. Créer des dates de visite avec les préenregistrements de visiteurs
Le préenregistrement des visiteurs sert à planifier dans le temps les dates des visites.
1. Dans la barre de menus, cliquez sur Accès ou sur Libre service.
2. Cliquez sur l'option de menu Préenregistrements de visiteurs pour ouvrir le dialogue Sélection
préenregistrements de visiteurs.
3. Dans la barre d'outils, cliquez sur Créer nouvel enregistrement pour créer un nouveau
préenregistrement de visiteur ou cliquez sur un enregistrement de données existant pour le modifier ;
sinon, cliquez sur le symbole Créer nouvel enregistrement dans le tableau pour créer une copie du
préenregistrement de visiteur correspondant.
4. Sélectionnez un visiteur dans la liste.
Remarque : Si le visiteur n'a pas encore été créé dans le système, indiquez son nom. Une fois le
préenregistrement de visiteur enregistré, un enregistrement de visiteur est créé automatiquement. Pour
éviter la création de doublons indésirables, contrôlez impérativement les entrées existantes dans la liste
de sélection Visiteur.
5. Entrez les données de la visite comme la date, l'heure et le but.
1073G-00-B1
QR.
Guide utilisateur dormakaba MATRIX Accès
3.1.6 ► Utilisation de la gestion des visiteurs
► Configuration de
► Configuration de Mobile
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