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Recommandations générales 6 - 3
Veillez à bien enregistrer vos annonces et messages. Pour un
enregistrement de meilleure qualité, parlez directement dans le
combiné. N'utilisez pas la fonction Mains libres. N'oubliez pas de parler
clairement et d'adopter un ton agréable et un débit suffisamment lent
pour qu'on vous entende bien. Ne parlez pas trop fort ni trop bas. Ne
composez pas non plus un message trop long. Après l'enregistrement
d'un message ou d'une annonce, vous pouvez toujours, avant de le
valider, le réécouter pour vous assurer qu'il correspond bien à vos
intentions.
Prévalez-vous des fonctions Copie d'un message et Réponse.
Vous pouvez avoir recours au système Flash pour retransmettre un
message à d'autres boîtes vocales et pour envoyer votre propre
message en réponse à un message reçu. Lorsque vous retransmettez
un message à un autre destinataire, assurez-vous que le commentaire
qui l'accompagne explique pourquoi vous lui retransmettez ce
message. Est-ce uniquement à titre d'information? Est-ce que vous
croyez que le message aurait dû d'abord lui être envoyé directement?
À qui incombe la responsabilité de donner suite à ce message?
Ayez recours à des listes de diffusion pour l'envoi d'un même
message à plusieurs destinataires. Si vous constatez que vous
envoyez souvent un message à un même groupe de destinataires,
demandez au coordinateur de système de votre entreprise de créer une
liste de diffusion. Une liste de diffusion vous permet d'envoyer le même
message à toutes les boîtes vocales qui figurent dans la liste.
Encouragez vos correspondants à utiliser le système Flash. Il est
parfois difficile de se défaire de vieilles habitudes. Il y a des gens qui
éprouvent beaucoup de réticence à accepter ou même à essayer les
nouveautés que les progrès de la technologie leur proposent. Utilisez
votre boîte vocale personnelle et les fonctions du système Flash.
Encouragez vos collègues et les personnes qui vous appellent souvent
à s'en servir eux aussi.
Rapportez les problèmes et dérangements promptement. Si vous
éprouvez des difficultés au cours de l'utilisation du système Flash,
signalez-les au coordinateur de système dans les plus brefs délais.
Envoyez-lui un message et expliquez-lui clairement le problème.
P0908432 01
Guide de référence du Flash
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