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6 - 2 Recommandations générales
Conservez votre mot de passe en lieu sûr. Traitez votre mot de
passe Flash comme s'il s'agissait d'un code secret. Inscrivez-le sur un
bout de papier que vous placerez ensuite dans un endroit sûr. Ne le
conservez pas près du téléphone. Si quelqu'un d'autre doit
temporairement avoir accès à votre boîte vocale, changez votre mot de
passe tout de suite après. Si vous oubliez votre mot de passe, le
coordinateur de système attribuera à votre boîte le mot de passe
implicite 0000. Vous pourrez ensuite le changer et entrer un nouveau
mot de passe.
Envoyez des messages courts et précis. Plus de 75 pour 100 du
temps consacré aux communications téléphoniques d'affaires consiste
en des échanges de courtoisie et conversations de portée générale,
voire inutiles. L'envoi d'un message à la place d'un coup de téléphone
peut vous épargner du temps. Il ne s'agit pas bien sûr de paraître
pressé, impoli ou impersonnel, mais d'essayer de limiter vos messages
à l'essentiel.
Changez votre annonce principale fréquemment. Il est
recommandé de changer régulièrement votre annonce principale. De
cette façon, vous indiquez que vous écoutez vos messages et que vous
mettez votre boîte vocale à jour. De plus, vous offrez un service
personnalisé que les demandeurs apprécieront.
Composez une annonce secondaire précise. L'utilisation d'une
annonce secondaire se fait d'habitude dans des circonstances
extraordinaires. Votre annonce devrait expliquer la situation sans pour
autant adopter un ton trop personnel. Si vous devez vous absenter du
bureau, indiquez quand vous pensez être de retour. Si vous prévoyez
prendre connaissance de vos messages durant votre absence,
indiquez-le aussi. Si on peut vous joindre à un autre numéro, donnez ce
numéro et précisez jusqu'à quand on peut vous y joindre. Et bien sûr,
pour toute absence, n'oubliez pas de régler le renvoi automatique de
votre ligne au système Flash.
Composez un avis d'absence temporaire (vacances/voyage).
Commencez cette annonce en avisant les demandeurs de votre
intention de vous absenter prochainement afin d'attirer leur attention.
Cette annonce pourrait ressembler par exemple à celle-ci : «Bonjour, ici
Jean. Veuillez prendre note que je serai en vacances pendant la
semaine du 5 juin. Si vous laissez un message, je vous rappellerai dès
mon retour. Pour obtenir une assistance immédiate, faites le 0».
Guide de référence du Flash
P0908432 01
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