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Réceptionniste automatisée
Fonctionnement de la fonction Réceptionniste
automatisée
La fonction Réceptionniste automatisée constitue un outil de communication souple
pouvant accroître la productivité en améliorant la gestion des appels. La
réceptionniste automatisée prend les appels entrants et les achemine soit au poste
de base soit au combiné (poste) demandé.
Le poste de base joue le rôle d'une réceptionniste et les combinés, celui de postes.
Les numéros de postes sont les mêmes que ceux des combinés (p. 21, 58). Les
demandeurs peuvent joindre la boîte vocale voulue pour y laisser leur message.
Le système peut être assigné à l'une ou l'autre des lignes selon les besoins (p. 64).
Appel à la réceptionniste automatisée
Lorsqu'un demandeur appelle sur la ligne à laquelle la réceptionniste automatisée
a été attribuée, il entend d'abord un message réponse. Il est possible d'utiliser soit
un message personnalisé soit celui qui a été préenregistré (p. 64, 65).
La réceptionniste automatisée fait entendre
le message réponse à trois reprises.
Le demandeur entre le numéro
du poste qu'il veut joindre
, puis appuie sur
(8)
État du transfert de l'appel
(p. 68):
L'utilisateur au poste (combiné)
demandé prend l'appel.
*
Les demandeurs qui ne seraient pas familiarisés avec le fonctionnement d'une
messagerie vocale ou qui utilisent un téléphone à cadran seront transférés à la
boîte vocale générale dans laquelle ils pourront laisser un message.
Réception d'un appel
Réceptionniste automatisée
Le demandeur appuie
à
sur
(1)
.
joindre la réceptionniste.
(#)
État du poste de la
réceptionniste (p. 69):
La réceptionniste (poste
de base) prend l'appel.
ou
pour
(0)
(#)
(Le voyant de ligne
sur le poste et
l'icône d'état de
la ligne affiché
sur le combiné
clignotent.)
*
Aucune opération.
"Bienvenue à notre
système télé-
réponse. Laissez
votre message après
le son du timbre."
Enregistre un
message.
63
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