Utilisation De L'archivage De Documents; Comment Utiliser Rapidement Un Fichier; Pratique Pour Gérer Les Documents Fréquemment Utilisés - Sharp MX-2300G Guide

UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS

Les exemples ci-dessous décrivent comment utiliser l'archivage de documents.

Comment utiliser rapidement un fichier

Exemple : vous avez préparé pour une réunion des documents faisant plusieurs pages, or vous avez besoin
d'une copie supplémentaire suite à l'ajout d'un nouveau participant.
Le document n'a pas été enregistré via l'archivage de
Toutes les pages de l'original doivent être à
nouveau numérisées.
Les réglages relatifs à la création du travail,
au taux de reproduction et au mode de
couleur doivent tous être à nouveau
sélectionnés.
Temps nécessaire pour sélectionner les réglages + temps
nécessaire pour numériser le document original + temps
nécessaire pour imprimer les copies
Il est peu probable que vous ayez terminé avant le début de la
réunion.
Comme indiqué ci-dessus, tous les réglages doivent être à
nouveau sélectionnés pour obtenir une nouvelle copie du
document. Si vous avez oublié les réglages, il sera peut-être
nécessaire de passer beaucoup de temps avant de réussir à
obtenir le même résultat que la dernière fois.
Comme le montre l'exemple, l'enregistrement d'un document via la fonction d'archivage vous évite d'avoir à renumériser
le document original et à resélectionner les réglages, vous faisant gagner un temps considérable.
Pratique pour gérer les documents fréquemment utilisés
Exemple : gestion d'un grand nombre de formulaires commerciaux
Sans archivage de documents
Vous ne parvenez pas à trouver immédiatement
le formulaire qu'il vous faut.
Les formulaires de demande, d'activité et autres formulaires peuvent être enregistrés sur le disque dur, ce qui vous
permet de les récupérer facilement et d'imprimer le nombre de copies que vous souhaitez à n'importe quel moment.
Downloaded from: http://www.usersmanualguide.com/
documents
Le document a été enregistré via l'archivage de
documents
Les pages numérisées sont enregistrées sur
le disque dur. Vous pouvez appeler le fichier
à tout moment.
Les réglages sélectionnés pendant que
vous copiez les documents sont également
enregistrés.
Il est donc inutile de reconfigurer les réglages.
Temps nécessaire pour appeler le document enregistré + temps
nécessaire pour imprimer les copies
L'impression se fait rapidement et la copie est prête à temps pour
la réunion!
Le document peut être appelé et imprimé en utilisant rapidement
et facilement les mêmes réglages.
Avec l'archivage de documents
Le formulaire recherché peut être sélectionné facilement
depuis la liste d'archivage de documents et la gestion des
documents est efficace.
Dossier principal
Nom de fichier
Formulaires de congés payés
Form. d'activité quotidienne
Formulaires voyages d'affaires
Tous fichiers Par travail
5
Dossier perso. Recherche Précédent
1
Nom util. Date
1 1
Nom 1
01/08/2005
Nom 1 01/08/2005
Nom 1 01/08/2005
Impr. par lots