Manuel du Polycom VVX 400

Sommaire

1 À propos de Sunco Communications
2 Aperçu
3 Appels et programmation
4 Messages
5 Télécharger le manuel
6 Dans d'autres langues

À propos de Sunco Communications

D'humbles débuts en tant qu'entreprise familiale à domicile, Sunco est devenue au cours des 20 dernières années le partenaire de télécommunications de confiance pour plus de 1 600 entreprises à travers le Canada. Nous sommes une entreprise canadienne fière, avec l'amour de la communication d'entreprise au cœur même de ce que nous faisons.
Notre équipe vit, respire et travaille avec ces technologies au quotidien, et comprend à quel point elles peuvent être complexes. C'est pourquoi nous nous engageons à faciliter la communication d'entreprise pour votre organisation. Comment y parvenons-nous ? En étant un intégrateur. Nous assemblons toutes les pièces de vos systèmes voix/données en un tout unifié, vous offrant une conception, un support et une gestion supérieurs, le tout via un seul point de contact. Cette stratégie garantit que vous obtenez la technologie et les services dont votre entreprise a besoin, livrés de manière coordonnée, pratique et simplement plus facile. Fini les contrats de service réseau complexes, les centres d'appels à l'étranger, les longs délais d'attente et le service impersonnel. Nous promettons des conseils honnêtes et un soutien personnel livrés d'une manière qui reflète nos valeurs fondamentales :

Nous accueillons le changement
Nous faisons ce qu'il faut
Nous sommes responsables du résultat
Nous faisons la bonne chose
Nous faisons ressortir le meilleur de chacun

L'équipe Sunco est prête à vous aider. Tirez parti de notre stratégie d'intégrateur pour faciliter la communication d'entreprise pour votre organisation. Optimisez votre temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus : la croissance de votre entreprise.

Besoin de nous joindre ? Nous sommes prêts à vous aider !
Service : Pour soumettre un appel de service, veuillez envoyer un courriel à service@sunco.ca et un ticket sera automatiquement généré dans notre système.
Portail Client : Pour recevoir les identifiants de connexion à notre portail de paiement et de service en libre-service, veuillez appeler Tammy Klemmer au (780) 809-1786 ou au 1 (888) 782-9357.
Service d'urgence après les heures de bureau : Pour joindre notre technicien d'astreinte après les heures de bureau, veuillez appeler le (780) 809-1786 ou le 1 (888) 782-9357 et laisser un message.
Comptabilité : Pour toute question concernant la facturation, veuillez contacter Tammy Klemmer au (780) 809-1786 ou à tammy.klemmer@sunco.ca

Aperçu

HAUT-PARLEUR : Fournit la sonnerie et la sortie audio du haut-parleur.
TOUCHES PROGRAMMABLES : Boutons qui invoquent plusieurs fonctions selon l'action pour laquelle ils sont utilisés.
TOUCHE DE TRANSFERT : Transfère un appel actif à un contact.
TOUCHES DU CLAVIER NUMÉRIQUE : Permettent de saisir des chiffres, des lettres et des caractères spéciaux. Vous pouvez également utiliser les touches du clavier numérique pour sélectionner des éléments de menu qui ont des numéros d'index.
TOUCHE MESSAGES : Permet d'accéder et de gérer les messages instantanés et vocaux.
TOUCHE DE MISE EN ATTENTE : Met un appel actif en attente ou reprend un appel en attente.
TOUCHE VOLUME : Règle le volume du combiné, du casque, du haut-parleur et de la sonnerie.
TOUCHE SILENCE : Coupe le son local pendant les appels et les conférences. La touche s'allume en rouge lorsqu'elle est activée.

TOUCHE HAUT-PARLEUR : Permet de passer et de recevoir des appels en utilisant le haut-parleur. La touche s'allume en vert lorsqu'elle est activée.
TOUCHE CASQUE : Permet de passer et de recevoir des appels via un casque. La touche s'allume en vert lorsqu'un casque analogique est activé, et en bleu lorsqu'un casque USB ou Bluetooth est activé.
TOUCHE DE NAVIGATION/SÉLECTION : Utilisée pour faire défiler les informations ou les options affichées sur l'écran du téléphone.
TOUCHE ACCUEIL : Affiche l'écran d'accueil ainsi que les écrans Lignes et Appels depuis l'écran d'accueil.
TOUCHES DE LIGNE : Permettent de sélectionner une ligne téléphonique, de visualiser les appels sur une ligne ou d'appeler rapidement un contact favori.
ÉCRAN : Un écran de 3,5 pouces de diagonale avec un rétroéclairage qui affiche les menus et les données.
INDICATEUR DE MESSAGE EN ATTENTE : Clignote en rouge pour indiquer que vous avez de nouveaux messages.

Appels et programmation

PASSER DES APPELS AUDIO
COMMENT PASSER UN APPEL

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Commencez à composer un numéro de téléphone.
Appuyez sur une touche de ligne.
Décrochez le combiné ou appuyez sur la touche Speakerphone (Haut-parleur) ou, si vous utilisez un casque, sélectionnez la touche Headset (Casque).

Sélectionnez New Call (Nouvel appel)
Entrez un numéro de téléphone (pour les appels sortants, entrez 9 avant de composer le numéro de téléphone à dix chiffres) et sélectionnez Dial (Composer). Ou, à l'aide de la touche de navigation, sélectionnez un contact récent et sélectionnez Send (Envoyer).

COMMENT PASSER UN APPEL INTERNATIONAL

Dans le Dialer (Clavier de composition), appuyez rapidement deux fois sur la touche étoile *. Cela affichera un signe plus +.
Entrez le reste du numéro et appuyez sur Dial (Composer) ou touchez l'icône Dial (Composer).

POUR PASSER DES APPELS À PARTIR DE LA LISTE DES APPELS RÉCENTS:

Sélectionnez le bouton Directories (Répertoires) et naviguez jusqu'à Recent Calls (Appels récents).
Depuis l'écran Calls List (Liste d'appels), sélectionnez un contact et sélectionnez Dial (Composer).

POUR RECOMPOSER UN NUMÉRO:

Sélectionnez l'icône Redial (Rappel) sur l'écran Home (Accueil). Cela recomposera instantanément le dernier numéro appelé.

POUR AJOUTER UN FAVORIS

Sélectionnez Directory (Répertoire)
Naviguez jusqu'à Recent Calls (Appels récents)
Sélectionnez Info (Infos)
Sélectionnez Save (Enregistrer)
Nommez le Contact avec son prénom, son nom de famille et tout autre détail applicable.
Sélectionnez Save (Enregistrer)

POUR ENREGISTRER LE FAVORIS COMME TOUCHE DE LIGNE

Naviguez jusqu'à Favorites (Favoris)
Sélectionnez le contact
Maintenez la touche de ligne que vous souhaitez associer au favori.

POUR APPELER UN CONTACT DE VOTRE RÉPERTOIRE D'ENTREPRISE

Sélectionnez Directory/Directories (Répertoire/Répertoires)
Sélectionnez Contact Directory (Répertoire des contacts)
Faites défiler pour trouver le contact que vous recherchez ou sélectionnez Search (Rechercher) et entrez le prénom ou le nom de famille, puis sélectionnez Search (Rechercher)
Une fois le contact sélectionné, appuyez sur le bouton Dial (Composer).

RÉPONDRE AUX APPELS AUDIO COMMENT RÉPONDRE À UN APPEL
Pour répondre à un appel entrant, effectuez l'une des opérations suivantes :

Décrochez le combiné
Pour répondre à l'appel entrant en utilisant le haut-parleur, sélectionnez la touche Speakerphone (Haut-parleur) ou sélectionnez Answer (Répondre).
Pour répondre à l'appel en utilisant votre casque, sélectionnez le bouton Headset (Casque).

COMMENT RÉPONDRE À UN APPEL ENTRANT PENDANT UN APPEL

Sélectionnez Answer (Répondre). L'appel entrant devient actif et l'appel actif est mis en attente.

RÉPONDRE AUX APPELS SUR DES LIGNES PARTAGÉES

Les appels entrants vers un groupe d'appels font sonner tous les téléphones enregistrés, et l'appel peut être répondu sur n'importe lequel des téléphones. Lorsque vous ou une autre personne répondez à l'appel entrant, un voyant vert s'affiche sur la touche de ligne de tous les téléphones pour la ligne partagée. Un voyant rouge s'affichera sur le téléphone d'un individu qui ne fait pas partie du groupe d'appels mais qui peut tout de même prendre l'appel.

COMMENT BASCULER ENTRE LE COMBINÉ, LE CASQUE ET LE HAUT-PARLEUR

Pendant un appel, décrochez le combiné, appuyez sur la touche Headset (Casque) ou appuyez sur la touche Speakerphone (Haut-parleur). Par exemple : Si vous utilisez le combiné, appuyez sur la touche Headset (Casque) pour passer au casque, ou appuyez sur la touche Speakerphone (Haut-parleur) pour passer au haut-parleur.
Lorsque le haut-parleur est utilisé, la touche Speakerphone (Haut-parleur) s'allume en vert. Lorsque le casque est utilisé, la touche Headset (Casque) s'allume en vert. Si un casque analogique est connecté, ou en bleu si un casque USB est connecté.

COUPER ET RÉTABLIR LE SON
Vous pouvez couper le microphone afin que l'appelant ne puisse pas vous entendre. La fonction Microphone Mute (Microphone coupé) s'applique au combiné, au casque et au haut-parleur. Vous pouvez toujours entendre toutes les autres parties lorsque vous coupez votre microphone. Lorsque votre audio est coupé, l'icône Mute (Muet) s'affiche et la touche Mute (Muet) s'allume en rouge. Pour couper et rétablir le microphone :

Pendant un appel, y compris un appel conférence, appuyez sur la touche Mute (Muet). Les autres parties ne peuvent pas vous entendre.
Appuyez à nouveau sur la touche Mute (Muet) pour rétablir le microphone.

TERMINER LES APPELS AUDIO
Vous pouvez terminer un appel actif sur votre téléphone à tout moment.

POUR TERMINER LES APPELS ACTIFS: Effectuez l'une des opérations suivantes :

Placez le combiné sur son socle.
Appuyez sur End Call (Mettre fin à l'appel). Remarque**Vous ne pouvez pas mettre fin aux appels en attente. Vous devez reprendre les appels en attente avant de les terminer.

POUR TERMINER UN APPEL EN ATTENTE:

Depuis l'écran Calls (Appels), sélectionnez l'appel en attente et appuyez sur Resume (Reprendre) > End Call (Mettre fin à l'appel). METTRE EN ATTENTE ET REPRENDRE LES APPELS Lorsque vous êtes en communication, vous pouvez mettre un appel en attente et le reprendre.

METTRE DES APPELS EN ATTENTE
Pour mettre un appel en attente :

Pendant un appel actif, sélectionnez la touche programmable Hold (Mettre en attente) ou le bouton.

TRANSFÉRER DES APPELS
Vous pouvez transférer des appels actifs ou en attente à une autre personne en utilisant les types de transfert suivants :

Unattended transfer (Transfert non surveillé) : Transférez les appels directement vers une autre ligne sans parler d'abord avec l'autre partie.
Attended transfer (Transfert surveillé) : Parlez avec l'autre partie avant de finaliser le transfert.

COMMENT TRANSFÉRER UN APPEL

Appuyez sur Transfer (Transférer)

Unattended Transfer (Transfert non surveillé) : Composez un numéro ou choisissez un contact dans la liste d'appels ou le répertoire, puis raccrochez ou appuyez à nouveau sur Transfer (Transférer).
Attended transfer (Transfert surveillé) : Composez un numéro ou choisissez un contact dans la liste d'appels ou le répertoire. Restez en ligne et appuyez sur Transfer (Transférer) après avoir présenté l'appel à votre contact.

ANNULER UN TRANSFERT

Si un contact ne répond pas au transfert ou si vous souhaitez continuer à parler avec le contact sur votre ligne, vous pouvez annuler le transfert avant qu'il ne soit terminé en sélectionnant Cancel (Annuler). L'appel n'est pas transféré et devient actif.

REJETER LES APPELS D'UN CONTACT
Vous pouvez envoyer les appels entrants d'un contact directement vers votre messagerie vocale.

POUR REJETER LES APPELS D'UN CONTACT

Naviguez jusqu'à Directories (Répertoires) > Contact Directory (Répertoire des contacts).
Depuis votre Contact Directory (Répertoire des contacts), sélectionnez un contact.
Depuis l'écran Contact Information (Informations du contact), sélectionnez Edit (Modifier).
Depuis l'écran Edit Contact (Modifier le contact), sélectionnez Auto Reject (Rejet automatique) > Enabled (Activé) et sélectionnez Save (Enregistrer).

Les appels du contact sont envoyés directement à la messagerie vocale lorsque le contact appelle.

REJETER LES APPELS AVEC NE PAS DÉRANGER
Lorsque vous activez Ne Pas Déranger (NPD), les actions suivantes se produisent :

L'icône NPD s'affiche dans la barre d'état.
Lorsque votre téléphone est inactif, l'icône NPD s'affiche à côté de votre ligne téléphonique sur l'écran Lines (Lignes). Si vous avez de nouveaux messages ou si le renvoi d'appel est activé, l'icône de message ou de renvoi s'affiche à la place.
Le message "Do Not Disturb" (Ne pas déranger) s'affiche dans la barre d'état sur tous les téléphones.

ACTIVER NE PAS DÉRANGER
Vous pouvez activer le NPD pour empêcher votre téléphone de sonner et envoyer tous les appels entrants directement à la messagerie vocale. Tous les appels que vous recevez lorsque le NPD est activé sont enregistrés dans votre liste Recent Calls (Appels récents).
Remarque**L'activation du NPD sur les lignes partagées désactive uniquement la sonnerie. Une notification visuelle de l'appel s'affiche toujours, et vous avez la possibilité de répondre ou d'ignorer l'appel. L'activation du NPD sur les lignes partagées désactive uniquement la sonnerie. Une notification visuelle de l'appel s'affiche toujours, et vous avez la possibilité de répondre ou d'ignorer l'appel.

COMMENT ACTIVER OU DÉSACTIVER LE NPD

Sélectionnez DND (NPD). APPELS CONFÉRENCE Vous pouvez initier une conférence en appelant deux personnes et en sélectionnant la touche programmable ou physique Conference (Conférence).

COMMENT INITIER UN APPEL CONFÉRENCE:

Appelez un contact.
Après que le contact a répondu, sélectionnez la touche programmable Conference (Conférence) (sélectionnez More (Plus) pour révéler la touche programmable Conf (Conférence)). L'appel est mis en attente.
Entrez le numéro d'un autre contact ou sélectionnez un contact dans le répertoire ou les listes d'appels.
Lorsque le contact répond, sélectionnez la touche programmable Conference (Conférence) (sélectionnez More (Plus) pour révéler la touche programmable Conf (Conférence)). Tous les participants à l'appel sont ajoutés à un appel conférence.

JOINDRE DES APPELS POUR CRÉER UN APPEL CONFÉRENCE
Vous pouvez joindre un appel actif et un appel en attente pour créer un appel conférence. Si vous avez plus d'un appel en attente, vous pouvez sélectionner un appel en attente à joindre à l'appel actif pour créer un appel conférence.

POUR JOINDRE DEUX APPELS DANS UN APPEL CONFÉRENCE

Lorsque vous avez un appel actif et un appel en attente, sélectionnez la touche programmable Join (Joindre) (sélectionnez More (Plus) pour révéler la touche programmable Join (Joindre)). Les deux appels sont réunis en appel conférence.

GÉRER LES APPELS DEPUIS L'ÉCRAN APPELS
Depuis l'écran Calls (Appels), vous pouvez gérer un appel en le mettant en attente, en le reprenant ou en le transférant, ou vous pouvez initier une conférence.

POUR GÉRER UN APPEL DEPUIS L'ÉCRAN APPELS:

Sélectionnez un appel.
L'appel est mis en surbrillance.
Effectuez l'une des opérations suivantes :

Sélectionnez Hold (Mettre en attente) pour mettre un appel actif en attente.
Sélectionnez Resume (Reprendre) pour rendre un appel en attente actif.
Sélectionnez End Call (Mettre fin à l'appel) pour mettre fin à un appel avec un contact. Vous ne pouvez mettre fin qu'aux appels actifs, alors reprenez d'abord l'appel en attente avant d'y mettre fin.
Sélectionnez Transfer (Transférer) pour envoyer l'appel à un autre contact.
Sélectionnez Conference (Conférence) pour initier un appel conférence.

RENVOYER TOUS LES APPELS ENTRANTS À UN CONTACT
Vous pouvez configurer votre téléphone pour renvoyer tous les appels entrants à un contact en utilisant l'un des types de renvoi suivants :

Always (Toujours) : Renvoie tous les appels entrants.
No Answer (Pas de réponse) : Renvoie tous les appels entrants sans réponse.
Busy (Occupé) : Renvoie les appels entrants lorsque vous êtes en communication.
Pour les lignes partagées, vous ne pouvez choisir que Always (Toujours) comme type de renvoi ; les autres options de renvoi ne sont pas disponibles pour les lignes partagées.

Le numéro de renvoi que vous avez choisi défile dans la barre d'état, et lorsque vous sélectionnez Always (Toujours) comme option de renvoi, l'icône de renvoi s'affiche à côté de la ligne téléphonique. Pour renvoyer tous les appels entrants à un contact :

Sélectionnez Forward (Renvoi) ou naviguez vers Settings (Paramètres) > Features (Fonctionnalités) > Forward (Renvoi).
Si votre téléphone a plusieurs lignes, sélectionnez une ligne.
Depuis l'écran Forwarding Type Select (Sélection du type de renvoi), sélectionnez un type de renvoi.
Entrez le numéro d'un contact et sélectionnez Enable (Activer).
Si vous avez sélectionné l'option No Answer (Pas de réponse), entrez le nombre de sonneries avant que votre téléphone ne renvoie l'appel. La valeur par défaut est neuf.

DÉSACTIVER LE RENVOI D'APPELS
Vous pouvez désactiver le renvoi d'appels lorsque vous ne souhaitez plus renvoyer vos appels. Pour désactiver le renvoi d'appels :

Sélectionnez Forward (Renvoi).
Si votre téléphone a plusieurs lignes, sélectionnez une ligne.
Depuis l'écran Forwarding Type Select (Sélection du type de renvoi), sélectionnez votre type de renvoi, puis sélectionnez Disable (Désactiver).

PARK CALLS (Mettre des appels en attente)
TO PARK AN ACTIVE CALL (Pour mettre un appel actif en attente)

Pendant un appel, appuyez sur la touche programmable Park (Mettre en attente).

RETRIEVING PARKED CALLS (Récupérer des appels mis en attente)
Les appels mis en attente sont placés dans l'orbite d'appels et reçoivent un numéro de récupération pour récupérer l'appel. Lorsqu'un appel mis en attente est récupéré, une notification indiquant que l'appel a été pris et par qui est affichée sur le téléphone de la personne qui a mis l'appel en attente.
Si un appel mis en attente n'est pas récupéré dans un délai imparti, l'appel est renvoyé à la personne qui l'a mis en attente. Par exemple, si Betty a mis un appel en attente et que personne ne le récupère, le serveur renvoie l'appel à la ligne de Betty. Si l'appel mis en attente n'est pas répondu après avoir été renvoyé, l'appel est envoyé à la ligne par défaut sur le serveur.
Si l'appel n'est pas répondu après cinq minutes, l'appel est terminé. La limite de temps pour les appels mis en attente et la ligne par défaut sont définies par l'administrateur système.

RETRIEVE A PARKED CALL ON THE SAME PHONE (Récupérer un appel mis en attente sur le même téléphone)
Vous pouvez récupérer un appel mis en attente sur le même téléphone où l'appel a été mis en attente.

TO RETRIEVE A PARKED CALL ON THE SAME PHONE (Pour récupérer un appel mis en attente sur le même téléphone)
Effectuez l'une des opérations suivantes :

Appuyez sur la touche programmable Retrieve (Récupérer).
Sélectionnez New Call (Nouvel appel) et composez le numéro de récupération.
Par exemple, composez #1347.

RETRIEVE A PARKED CALL ON ANOTHER PHONE (Récupérer un appel mis en attente sur un autre téléphone)

Toute personne de votre réseau peut récupérer un appel mis en attente en composant le numéro de récupération.

TO RETRIEVE THE CALL ON ANOTHER PHONE (Pour récupérer l'appel sur un autre téléphone)

Sélectionnez New Call (Nouvel appel) et composez le numéro de récupération.
Par exemple, composez #1347.

Messages

Notifications de messagerie vocale
Votre téléphone indique que vous avez de nouveaux messages vocaux de la manière suivante :

L'icône Message sur l'écran d'accueil affiche le nombre de nouveaux messages que vous avez
Une icône Message avec le nombre de messages s'affiche dans la barre d'état
L'icône Message s'affiche à côté de la ligne téléphonique sur l'écran Lignes
Un indicateur de message en attente (Message Waiting Indicator) rouge clignotant, situé en haut à droite de votre téléphone
Une alerte sonore

Pour accéder aux messages vocaux :
Vérifiez votre messagerie vocale ou accédez à votre centre de messages de la manière suivante :

Depuis l'écran d'accueil, naviguez vers Messages (Messages) et sélectionnez Message Center (Centre de messages) et sélectionnez la touche programmable Connect (Connexion)
Composez le 8000
Sélectionnez le bouton Messages (Messages) et sélectionnez la touche programmable Connect (Connexion)

Une fois dans le centre de messages, sélectionnez 1 pour écouter vos Messages

Comment enregistrer votre message d'indisponibilité

Accédez au centre de messages de l'une des trois manières suivantes :
Depuis l'écran d'accueil, naviguez vers Messages (Messages), sélectionnez Message Center (Centre de messages) et ensuite sélectionnez la touche programmable Connect (Connexion)
OU
Composez le 8000
OU
Sélectionnez le bouton Messages (Messages) et sélectionnez la touche programmable Connect (Connexion)
Sélectionnez 0 pour les options de boîte vocale.
À partir d'ici, veuillez suivre les invites pour enregistrer l'un des éléments suivants :

Message d'indisponibilité
Message d'occupation
Nom
Message d'accueil temporaire
Mot de passe

Télécharger le manuel

Ici, vous pouvez télécharger la version PDF complète du manuel. Elle peut contenir des instructions de sécurité supplémentaires, des informations de garantie, des règles de la FCC, etc.

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