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UTILISATION DE L'ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
Comment utiliser rapidement un fichier
Exemple : vous avez préparé pour une réunion des documents faisant plusieurs pages, or vous avez besoin
d'une copie supplémentaire suite à l'ajout d'un nouveau participant.
Le document n'a pas été enregistré via l'archivage
de documents
Les réglages de taux, de mode couleur et des modes
spéciaux doivent être sélectionnés à nouveau.
Les nombreuses pages originales doivent
toutes être encore numérisés.
Il est peu probable que vous ayez terminé avant le début de la
réunion.
Les réglages de copie doivent être sélectionnés à nouveau et
l'original doit être numérisé une fois de plus.
Comme indiqué ci-dessus, tous les réglages doivent être à
nouveau sélectionnés pour obtenir une nouvelle copie du
document. Si vous avez oublié les réglages, il sera peut-être
nécessaire de passer beaucoup de temps avant de réussir à
obtenir le même résultat que la dernière fois.
Comme le montre l'exemple, l'enregistrement d'un document via la fonction d'archivage vous évite d'avoir à renumériser
le document original et à resélectionner les réglages, vous faisant gagner un temps considérable.
Pratique pour gérer les documents fréquemment utilisés
Exemple : gestion d'un grand nombre de formulaires commerciaux
Sans archivage de documents
Vous ne parvenez pas à trouver immédiatement
le formulaire qu'il vous faut.
Les formulaires de demande, d'activité et autres formulaires peuvent être enregistrés sur le disque dur, ce qui vous
permet de les récupérer facilement et d'imprimer le nombre de copies que vous souhaitez à n'importe quel moment.
ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
Le document a été enregistré via l'archivage de
Le fichier enregistré est simplement
récupéré et imprimé.
L'impression se fait rapidement et la copie est prête à temps
pour la réunion!
En récupérant un travail enregistré dans l'archivage de
document, il n'est pas nécessaire de sélectionner encore les
réglages de copie ou refaire la numérisation de l'original.
Le document peut être rappelé et imprimé rapidement et
facilement en utilisant les mêmes réglages.
Avec l'archivage de documents
Le formulaire requis peut être facilement récupéré dans la
liste de l'archivage des documents,
et la gestion des documents est bien plus efficace.
Dossier principal
Nom de fichier
Formulaires de congés payés
Form. d'activité quotidienne
Formulaires voyages d'affaires
Par travail
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6-3
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Dossier perso.
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04/04/2010
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